Hur blir man en duktig bostadsrättsstyrelse? Egrannar frågade dem som borde veta, nämligen styrelsemedlemmar i olika bostadsrättsföreningar. Svaren är entydiga: Strukturera arbetet, snacka inte skit om medlemmarna, utan engagera dem i stället. Och – inte minst viktigt – se till att ha trevligt tillsammans!
Detta framgår av en färsk enkät, där 372 personer som sitter eller har suttit i styrelsen till en bostadsrättsförening svarade på frågor. En av frågorna löd: Har du tips till andra styrelser, som kan göra styrelsearbetet intressantare, roligare, effektivare eller enklare? Hundratals konkreta och användbara tips kom in.
Tipsen fördelade sig på sex kategorier. Siffran inom parentes är den andel tips som kom in i denna kategori.
1. Strukturera och planera (40 %).
2. Engagera medlemmarna (27 %).
3. Respektera varandras olikheter. Snacka inte skit om medlemmarna (14 %).
4. Se till att ha trevligt i styrelsen (7 %).
5. Ta hjälp med förvaltning, ekonomi etc (6 %).
5. Gå utbildningar och kurser (6 %).
Här är några av tipsen i respektive kategori:
Strukturera och planera
”Korta lättsamma möten, aldrig spilla tid på att gnälla utan knivskarpt fokus på konstruktivt tänkande, annars tar allt på tok för lång tid.”
”Strukturera arbetet med klara ansvarsområden för varje styrelsemedlem. Arbeta med projektlistor, ansvarig och tid för genomförande. Skapa gemensam kommunikationsplattform t.ex. Google Drive. Fastställ en vision och mål som föreningen skall arbeta mot.”
”Göra grundarbetet först: långsiktig planering med underhållsplan och budget som sträcker sig många år.”
”Högre styrelsearvode, bra arbetsredskap kring hemsida, e-post, telefon, årsplanering etc. En mycket bra ordförande, kassör och sekreterare. Blandade kön, åldrar och kunskap/erfarenhet.”
”Prova icke-traditionella mötestider, t.ex. frukostmöte.”
”Vi är tre i vår styrelse där alla har mandat att attestera fakturor och har ett bankkort var knutet till föreningen. Detta gör vårt arbete smidigt.”
”Ta god tid att bereda frågorna och kort tid att åtgärda dem.”
”En tydlig och jämn uppdelning av arbetsuppgifter styrelsemedlemmarna emellan så att det inte blir för betungande för enskild person.”
”Viktigt att styrelsen kan delegera speciella arbetsuppgifter till personer/grupp av personer.”
”Blanda olika åldrar. Viktigt är att någon äldre medlem delger och minns vad som hänt i fastigheten tidigare år, dels för att förstå vissa beslut men oxå för att inte slösa tid på sånt som redan diskuterats/åtgärdats.”
”Strukturerade möten. Ta en sak i taget. Prio-lista. Noga med upphandlingar och hantverkare, väldigt godtyckligt och priset svänger!”
”Systematisk uppstyrning av styrelsearbetet och planläggning. Dokumentera funktioner och ansvar för olika ansvarsområden. Ha ett arbetsmöte 1 g/år med styrelseledamöterna.”
”Viktigt att ordföranden delegerar rättvist samt upprätthåller mötesdisciplin.”
”Var noga med att beslut ligger inom föreningens lagar och regler. Först då är besluten lätta att motivera och man är tryggare som ansvarig.”
”Försöka se utanför den för föreningen inslagna vägen, hitta nya områden att utveckla fastigheten. Våga se möjligheter.”
”Fördela ansvar och arbetsuppgifter samt arvodet till alla. Ta bort ersättare. Alla skall vara lika och ha ansvar. Gå regelbundet genom alla kostnader. Ordförande och vice skall inte ta över.”
”Försök att blanda i olika åldersgrupper. Bra att få info från yngre vilka förstår dagens informationssamhälle och metoder.”
”Bra avtal för fastighetsförvaltning samt ekonomi underlättar.”
”Att skapa bra rutiner och mallar för återkommande uppgifter och därmed fördela ansvaret enklare, mindre belastning på enskild ledamot. Vi har allt upplagt via drive så att alla styrelsemedlemmar kan komma åt allt snabbt och enkelt.”
Engagera medlemmarna
”Informera. Informera och bry dig om.”
”Visa för medlemmarna att deras åsikter syns och beaktas.”
”Ha gemensamma aktivitetsdagar exempelvis städdagar med efterföljande fika, engagera medlemmar utanför styrelsen i projekt för bostadsrättsföreningen, grillkvällar, glöggsamling före jul.
”Var aktiv med webbsidan och sociala medier, t ex Facebooksidan för föreningens medlemmar, eller bidra med inlägg på ortens sociala webbsajter om det finns.”
”Vi har exempelvis lagt vårat decembermöte i samband med Lucia, där vi har luciakaffe, med ”dopp” – en mycket trevlig mötesafton, som gör arbetet roligare över hela året. Kaffekannan finns där på vissa andra tillfällen också – det känns trevligt. Miljön: Vi har en väl inredd (hemmamysig) lokal, mjuka fåtöljer. Jag tror detta sammantaget bidrar till ett roligare och även effektivare arbete, då motivationen sannoliks höjs.”
”Bjuda in ett par medlemmar till varje styrelsemöte för att se och höra hur det går till…”
”Vi har en mycket god stämning och anslutning till våra gemensamma aktiviteter. Detta beror bl.a. på att styrelsen har inget arvode, gruppen som sköter våra gemensamma utrymmen har inget betalt. Alla arbetar gratis för BRF:s bästa. På detta sättet har vi kunnat spara drygt 150 000/år extra. Detta skapar en mycket god sammanhållning, allas arbete i vår brf är lika viktigt, oavsett om man verkar i styrelsen eller skottar snö. Mycket information från styrelsen till medlemmarna ökar intresset och möjligheterna för att fler vill engagera sig i kommande styrelsearbete.”
”Gör projekt där andra än styrelsemedlemmar ingår.”
”Jag tror att ju mer demokratiskt styrelsen är desto intressantare blir arbetet för andra. Tex låta medlemmar tycka till i olika frågor.”
”Mer tillgängliga för medlemmarna.”
”Beroende på brf-s storlek: Se till att starta Gransamverkan, som i sin tur leder till mer gemenskap och på sikt blir medlemmar mer intresserade av Styrelsens arbete. Viktigt bl. a. är att informera medlemmar om att de inte betalar HYRA.”
”DELEGERA MERA TILL MEDLEMMAR.”
Det viktigaste är att få alla att förstå att man är medlem i en förening där alla förväntas bidra. Detta tror jag att man främjar genom att ordna aktiviteter för att höja grannsämjan och även fråga om inte övriga grannar vill bidra på något sätt, kanske gårdsloppis eller öppet hus.
”Avsluta städdag med trevlig o god måltid där man har tid att prata med varandra. Bjud in dom som av olika skäl ej kan medverka, bidrar till sammanhållning. Gör en trevlig ren entré så alla känner sig lite stolta.”
Respektera varandras olikheter. Snacka inte skit om medlemmarna
”Att respektera varandras olikheter och låta göra det man är bra på.”
”Undvik skitsnack om medlemmarna.”
”Var inte rädd att fråga om det finns tveksamheter, det finns vissa som tycker det är besvärligt med frågor, men vad blir det då? Engagerad är bättre och roligare, än ja-sägare som är oengagerad och vill vara fina i kanten.”
”Att man är trevliga och visar respekt mot varandra och inte gör påhopp.”
”Var öppen och rakryggad, smyg inte bakom folks ryggar utan säg saker rätt ut på ett trevligt och konstruktivt sätt.”
”Hålla löften och följa demokratiska regler.”
”Inte ha för långa möten och inte ha egna möten/ besluta något utanför styrelsen, man känner inte sig behövd då man sitter bara med och kan inte påverka så redan besluten redan är tagna…”
”Respektera varandras olikheter och lyssna färdigt, prata inte i mun på varandra.”
”Demokrati i styrelsen med utdelat ansvar för olika projekt, samt ”belöning” efter varje termin t. ex. måltid.”
”Man själv måste ta egna initiativ, annars går inte.”
”Att man får känna sig delaktig.”
Se till att ha trevligt i styrelsen
”Fika på mötena!”
”Var inte så formella. Ha styrelsemöten hemma hos varandra och ta en fika under mötet. Avsluta med en promenad i föreningen.”
”Vi har sagt att vi ska försöka göra något trevligt ihop som styrelse under året. Ännu inte bestämt vad.”
”Se till att göra något ihop utanför styrelsemötena, t. ex. middag.
”Göra styrelsemötena trevliga.”
Ta hjälp med förvaltning, ekonomi etc.
”Bra förvaltning av både ekonomi och fastighet. Ha låga trösklar till alla positioner i en styrelse så att alla känner sig kapabla.”
”Lägg ut bokföring och ekonomi på entreprenad.”
”Att ta ansvar kan vara jobbigt, mer stöd behövs.”
”Se till att skapa kontakter med brf runt om kring vilket ökar möjligheterna att skapa god yttre miljö.”
”Låta ett bolag sköta ekonomi med räkningar.”
Gå utbildningar och kurser
”Nyvalda styrelser borde få gå kurs i styrelsearbete. Hur man arbetar i grupp och hanterar olika åsikter samt juridiken och ekonomin bakom. Man kan göra det roligt och intressant – behöver inte vara tråkigt.”
”Viktigt med utbildning i olika aktuella frågor för styrelsen.”
”Att styrelsen i en liten förening avsätter tid åt att gå så mycket kurser man kan om det man inte kan, för att arbetet ska gå lättare och inte stjäla så mycket tid som det faktiskt gör om man inte har kompetensen i styrelsen från början.”
”Gå kurser, ta in konsulthjälp hur styrelsearbetet bör bedrivas.”
Undersökningen gjordes bland Egrannars medlemmar under februari och mars 2016. Sammanlagt svarade 800 personer på enkäten och av dessa uppgav 372 att de satt i styrelsen för sin BRF.
