Coronakrisen har satt bostadsrättsföreningar i en helt ny situation. Hur ska stämman genomföras och vad är viktigast för styrelsen att kommunicera just nu? Egrannar reder ut.
Möjligheten att medverka på stämman är i grund och botten en demokratifråga. Men coronavirusets spridning har rest en hel del frågetecken och oro i landets BRF:er.
Den ordinarie
stämman ska hålla inom sex månader från utgången av varje räkenskapsår, och för
de flesta föreningar innebär det att den ska hållas senast den sista juni.
Men coronakrisen
har förändrat spelplanen. Regeringen förbjöd i slutet av mars allmänna sammankomster
med fler än 50 personer för att begränsa spridningen av viruset. Dessutom råder
Folkhälsomyndigheten bostadsrättsföreningar att skjuta på sina stämmor eller
att de hålls på distans.
Riksdagen fattade
nyligen beslut om att införa en tillfällig lag som ska möjliggöra för fler att
hålla sina stämmor, vilket i korthet innebär att styrelsen ska kunna fatta beslut
om att fler kan vara ombud än de som är angivna i stadgarna, och att ombudet
ska kunna företräda fler mer än en medlem. Dessutom ska poströstning tillåtas. Den
tillfälliga lagen föreslås gälla mellan den 15 april och den 31 december i år.
Men
frågetecknen i landets bostadsrättsföreningar är just nu är många. Hur ska de
egentligen gå tillväga rent praktiskt när det gäller stämman? Och vad gäller
och vad är rekommendationer? På sajten Bostadsrätterna finns svar på de
vanligaste frågorna och Egrannar har sammanställt valen som din förening står
inför just nu.
1: Skjut på
stämman
Men hur ska det
göras rent praktiskt?
Se till att så snart som möjligt meddela medlemmarna att styrelsen har beslutat att ställa in stämman och se till att informera om att kallelse till en ny stämma kommer att skickas ut. Har det fattats beslut om ett nytt datum meddela det in samband med att stämman ställs in, annars informera om att styrelsen återkommer med ett datum så snart ett datum har spikats. Oavsett, så måste en ny kallelse skickas ut.
Vad är det värsta som kan hända om
styrelsen väljer att skjuta upp årsstämman på grund av coronakrisen?
Den yttersta konsekvensen enligt
Bostadsrätterna skulle vara att medlemmarna nekar styrelsen ansvarsfrihet och
går vidare för att väcka en skadeståndstalan vid allmän domstol. Men då måste
medlemmarna visa att styrelsens ledamöter ”uppsåtligen eller genom oaktsamhet
skadar föreningen”. I det här läget, med djup coronakris, är det nog svårt att
se att medlemmarna skulle vinna framgång med en sådan talan.
Att inte upprätta årsredovisningen i tid är ett bokföringsbrott. Så även om stämman skjuts upp är det viktigt att föreningen upprättar och skriver under årsredovisningen. Även om ordinarie föreningsstämma inte har fastställt resultat- och balansräkningen inom de sex månaderna från utgången av räkenskapsåret är det inte ett bokföringsbrott så länge årsredovisningen är upprättad och underskriven.
2: Håll stämman på distans
Det finns enligt Föreningslagen en möjlighet
att hålla en stämma där deltagandet sker på sistans. Men stämman måste ledas
från den i stadgarna angivna platsen. Det är viktigt att de medlemmar som vill
och kan också har möjlighet att delta genom att fysiskt komma till
stämmoplatsen.
Det är stämmoordförandens ansvar att bevaka
så att tekniken för distansstämman funkar och att omröstningar kan genomföras
på liknande vis som om medlemmarna deltar fysiskt. Det måste gå att säkerställa
att rätt person röstar och så vidare, och så att frågor kring sekretessen beaktas.
För att stämmodeltagande på distans ska
vara möjligt kan det till exempel krävas att stämman beslutar att utomstående
har rätt att följa det som sägs. Om någon är emot och ett sådant beslut är det
tveksamt om en föreningsstämma på distans kan genomföras.
3: Håll en skrivbordsstämma
För mindre föreningar kan ett alternativ vara att genomföra en så kallad per capsulam-stämma, det vill säga att man genomför en skrivbordsstämma.
Hur går det till rent praktiskt?
Samtliga röstberättigade medlemmar måste
vara ense om upplägget, det är första steget. Det ska upprättas ett stämmoprotokoll
och besluten ska antecknas i protokollet. Sedan skickas protokollet runt mellan
medlemmarna som skriver under protokollet. En svårighet kan vara att få
protokollet underskrivet av alla medlemmar.
4: Genomför stämman med ombud
Här finns förslag om nya mer tillåtande
regler på gång, se ovan. För att ett ombud ska kunna hoppa in måste hen kunna
visa skriftlig, daterad och undertecknad fullmakt.