Bostadsrättsföreningar har mycket att vinna på att vara noga i upphandlingsfasen vid ett stambyte. Lägg tid och kraft på förfrågningsunderlaget, ta in många anbud och utvärdera anbuden med lupp. Det är några tips från coachen.
Ett stambyte är ett av de största projekt som en bostadsrättsförening kan göra. Man brukar räkna med ungefär 200 000 kronor per lägenhet vid ett stambyte. Ett stambyte är något som en styrelsemedlem oftast bara är med om en gång i livet.
För att styrelsen ska ha någorlunda koll på när ett stambyte behöver göras, och hinna planera för det, är det viktigt att den jobbar med ordentliga underhållsplaner, där alla åtgärder i fastigheten finns med.
Har man en bra underhållsplan så vet man i tid när det är dags för ett stambyte, och hinner informera alla involverade. Dessutom slipper man att stora underhållsåtgärder behöver göras ungefär samtidigt.
Per-Erik Stålhandske med lång erfarenhet från Fastighetsägarna, numera konsult, har tidigare berättat för Egrannar om vikten att utse en projektledare och en kontrollansvarig (som har koll på att alla myndighetskrav beaktas på rätt sätt) tidigt i projektet.
– Det är viktigt att vara noga i med allt i början. Så fort man sätter spaden i marken och börjar riva så blir alla ändringar väldigt dyra, sade han.
Det är inte helt ovanligt att bostadsrättsföreningar slarvar i upphandlingsfasen.
– Det är naturligtvis inte bra. Låt upphandlingsfasen ta tid. I planerings- och upphandlingsfasen kostar projektet i stort sett bara tid, sade han.
Det är viktigt att göra ett väl genomarbetat förfrågningsunderlag, då lägger man grunden till ett lyckat stambyte, anser Per-Erik Stålhandske. Vissa föreningar har förfrågningsunderlag som är 60 sidor.
– Så långt behöver det inte vara, men det får absolut inte vara så kort som fyra sidor. Det är viktigt att lägga kraft på förfrågningsunderlaget så att alla bitar är med. Det har man igen när det är dags att utvärdera anbuden, sade han.
Det är viktigt att alla krav och frågor är specificerade i förfrågningsunderlaget redan från början. Allt ska upp på bordet tidigt i processen. Det är till exempel inte ovanligt att det i stora föreningar kan finnas lägenheter som redan är stambytta, i samband med en köksrenovering eller så. Men om föreningen inte har meddelat entreprenören om att köket eller badrummet i dessa lägenheter inte behöver åtgärdas så kanske det blir onödiga diskussioner om hur mycket som ska dras av på fakturan.
– Ett sätt skulle kunna vara att redan från början komma överens om ett fast pris per kök och badrum, sade han.
Planera i förväg för vilka extraval de boende ska kunna göra, till exempel i badrummet.
– Det egeninköpta kaklet från semestern på Rhodos kanske inte är det bästa valet. Sätt upp tydliga regler för vilka standarder som gäller vid renoveringarna. Var tydlig med vilka tillval som finns och hur de boende ska välja, sade han.
Styrelsen bör vara noga med att inte ta in för få anbud. Styrelsen bör skicka ut minst fem förfrågningar, gärna fler, och fråga både små och stora företag så att den har flera anbud att utvärdera.
– Lägg verkligen tid på att utvärdera anbuden. Vad skiljer anbuden åt? Begär in kompletteringar och var uppmärksam på speciella reservationer från anbudsgivarna. Gör en ordentlig kalkyl och kostnadsuppskattning, sade han.
Tänk på att priset inte är det allra viktigaste, även om det är viktigt. Det gäller att hitta en entreprenör som inger förtroende, har bra referenser och som har jobbat med stambyten tidigare och som har haft en bra dialog med de boende.
– Många gör den här typen av jobb, men alla har till exempel inte gjort stambyten när folk bor kvar i huset. Det är en stor skillnad jämfört med om fastigheten är tom, sade han.
Styrelsen ska vara medveten om att stambyten alltid för med sig överraskningar. Allt kommer inte att gå på räls.
– Det kommer att hända oväntade saker, det måste styrelsen planera för. Styrelsemedlemmarna bör räkna med minst tio procents tillkommande arbete, även om merparten av ansvaret läggs ut på entreprenören, sade han.
