Tidigare i år kom en tillfällig lagstiftning om hur föreningsstämmor kan hållas – med anledning av corona. Till exempel blev det möjligt att genomföra stämman med poströstning eller helt digitalt. Nu förlänger riksdagen de tillfälliga reglerna så att de gäller hela 2021. Här är bästa tipsen till styrelsen.
Under året ändrade coronapandemin förutsättningarna för att hålla föreningsstämmor. För att hindra smittspridningen har rekommendationen varit att undvika föreningsstämmor i traditionell form, vilket har underlättats en del i och med lagändringar som gjordes under våren. Nu förlängs den tillfälliga lagstiftningen och kommer att gälla till sista december 2021.
Egrannar har tidigare skrivit om lagändringarna och tipsat om olika sätt att genomföra stämman trots coronaläget:
På sajten Bostadsrätterna finns svar på de vanligaste frågorna och Egrannar har sammanställt valen som din förening kommer att stå inför till den sista december 2021 för att genomföra stämmor.
1: Skjut på stämman
Men hur ska det göras rent praktiskt?
Se till att så snart som möjligt meddela medlemmarna att styrelsen har beslutat att ställa in stämman och se till att informera om att kallelse till en ny stämma kommer att skickas ut. Har det fattats beslut om ett nytt datum meddela det in samband med att stämman ställs in, annars informera om att styrelsen återkommer med ett datum så snart ett datum har spikats. Oavsett, så måste en ny kallelse skickas ut.
Vad är det värsta som kan hända om styrelsen väljer att skjuta upp årsstämman på grund av coronakrisen?
Den yttersta konsekvensen enligt Bostadsrätterna skulle vara att medlemmarna nekar styrelsen ansvarsfrihet och går vidare för att väcka en skadeståndstalan vid allmän domstol. Men då måste medlemmarna visa att styrelsens ledamöter ”uppsåtligen eller genom oaktsamhet skadar föreningen”. I det här läget, med djup coronakris, är det nog svårt att se att medlemmarna skulle vinna framgång med en sådan talan.
Att inte upprätta årsredovisningen i tid är ett bokföringsbrott. Så även om stämman skjuts upp är det viktigt att föreningen upprättar och skriver under årsredovisningen. Även om ordinarie föreningsstämma inte har fastställt resultat- och balansräkningen inom de sex månaderna från utgången av räkenskapsåret är det inte ett bokföringsbrott så länge årsredovisningen är upprättad och underskriven.
2: Håll stämman på distans
Det finns enligt Föreningslagen en möjlighet att hålla en stämma där deltagandet sker på sistans. Men stämman måste ledas från den i stadgarna angivna platsen. Det är viktigt att de medlemmar som vill och kan också har möjlighet att delta genom att fysiskt komma till stämmoplatsen.
Det är stämmoordförandens ansvar att bevaka så att tekniken för distansstämman funkar och att omröstningar kan genomföras på liknande vis som om medlemmarna deltar fysiskt. Det måste gå att säkerställa att rätt person röstar och så vidare, och så att frågor kring sekretessen beaktas.
För att stämmodeltagande på distans ska vara möjligt kan det till exempel krävas att stämman beslutar att utomstående har rätt att följa det som sägs. Om någon är emot och ett sådant beslut är det tveksamt om en föreningsstämma på distans kan genomföras.
3: Håll en skrivbordsstämma
För mindre föreningar kan ett alternativ vara att genomföra en så kallad per capsulam-stämma, det vill säga att man genomför en skrivbordsstämma.
Hur går det till rent praktiskt?
Samtliga röstberättigade medlemmar måste vara ense om upplägget, det är första steget. Det ska upprättas ett stämmoprotokoll och besluten ska antecknas i protokollet. Sedan skickas protokollet runt mellan medlemmarna som skriver under protokollet. En svårighet kan vara att få protokollet underskrivet av alla medlemmar.
4: Genomför stämman med ombud
Här finns förslag om nya mer tillåtande regler på gång, se ovan. För att ett ombud ska kunna hoppa in måste hen kunna visa skriftlig, daterad och undertecknad fullmakt.
