Sommarlunken är över och hösten knackar på. Efter några månader av lågintensivt arbete och sommarstyrelser, är det nu dags att ta tag i föreningens styrelsearbete. Men vad bör man tänka? Hur ofta ska man träffas? Och hur gör man som ny i styrelsen? Egrannar lotsar dig in i styrelsens höstarbete.
Helena Klåvus är chef för Verksamhetsområden och Utveckling hos Sveriges Bostadsrättscentrum. SBC är ett av landets ledande företag inom bostadsrättsförvaltning och Helena Klåvus har en lång erfarenhet av att arbeta med styrelsefrågor i bostadsrättsföreningar.
Så, vilka är de viktigaste sakerna för styrelsen att tänka på när hösten knackar på?
– Bedöm situationen. Har det hänt något av vikt under sommaren, till exempel någon skada, är det många nya i styrelsen så bör man introducera dem, har man har man inte haft det konstituerande mötet då rollerna beslutas inom styrelsen är det hög tid att göra det. I vilket fall kan det vara bra att repetera vilka roller och vilka ansvarsområden olika ledamöter tagit på sig, säger Helena Klåvus.
Viktigt, betonar hon, är att planera höstens styrelsemöten och se till att alla har dem i sina almanackor.
– Vi rekommenderar att det finns en årsplanering. Vanligen enligt den är det dags för en genomgång av fastigheternas status så här innan det kommande budgetarbetet, som brukar vara kring oktober månad.
Hur ofta bör då styrelsen träffas? Helena Klåvus menar att med en bra förvaltare som stöttar styrelsen bör det räcka med sex till åtta styrelsemöten per år.
– Men väljer styrelsen att utföra mer arbete på egen hand kan det bli betydligt fler.
Om föreningen ska genomföra något projekt kan det bli extramöte för en enskild punkt.
Inte sällan innebär hösten att många nya ledamöter tar plats i styrelsen. För vissa kanske det är första gången som man engagerar sig i någon förening.
– Det är en jätteviktig fråga, som är högaktuell så här års. Vissa praktiska uppgifter måste ske, som att registrera och avregistrera styrelseledamöter hos Bolagsverket, säkerställa att styrelsens ansvarsförsäkring gäller och ändra i den kontaktinformation som finns. Det kan vara på webbsidor, i trapphus och kontaktuppgifter till leverantörer och förvaltare.
– Sedan är det introduktionen, den nya ledamoten behöver lära känna de övriga styrelseledamöterna och ”lära sig” sin förening, lära känna fastigheten lite bättre genom att ta del av underhållsplan, vilka avtal som finns och vad som finns och hur ekonomin ser ut, säger Helena Klåvus.
