Från panik till strategi – så blev jobbet i valberedningen lätt och roligt

Från panik till strategi – så blev jobbet i valberedningen lätt och roligt

När jag blev invald i valberedningen så blev jag tillfrågad direkt på stämman. Problemet var att mina företrädare i valberedningen, trots hårt jobb, hade misslyckats med att få ihop en styrelse. Nödlösningen blev att de satte sig där själva. Men då blev det tomt i valberedningen. En sådan måste man ju ha, och när jag fick frågan på stämman kunde jag inte med att säga nej.

Min förening hade stämman i slutet av april och med den förra valberedningens svårigheter i färskt minne började vi i den nya valberedningen jobba redan i januari. Den dåvarande ordföranden hade meddelat i början av januari att hon inte ville vara och kvar alls och hon ville dessutom helst slippa allt med styrelsearbete. Hon ville inte vara kvar som ett stöd i en övergångsperiod. Hon ville inte svara på frågor. Hon ville bara slippa styrelsen.

I mitten av januari började vi med lätt och sedan växande panik ringa runt till alla grannar. Vi hade gjort listor med dem som vi trodde hade både förmågan att sköta styrelsearbetet och skulle vara möjliga att övertala. Det var inte enkelt. De flesta sa bara nej, nej, nej. ”Nej, jag har redan varit med” ”Nej, jag har för mycket att göra på jobbet”, ”Nej, vi har små barn och kan inte vara med”, ”Nej, jag reser mycket i jobbet och kommer missa alla styrelsemöten”. De mest positiva sa ”Helst inte, men om ni inte får tag i någon så visst kan jag vara med.”

Det var väldigt nedslående att få så många nej. Man får en förståelse för hur telefonförsäljare har det. Men det var ännu bara januari och stämman var först i slutet av april. Så till slut vi beslöt oss att ta en paus i arbetet.
Vi startade igen i slutet av mars, med nya tag . Vi chansade och ringde upp ordföranden som inte ville ha något alls med styrelsearbetet att göra för att se om vi kunde beveka henne att coacha en eventuell ny ordförande. Till vår stora förvåning var det inga problem! ”Självklart, det gör jag gärna!” Jag och min kollega i valberedningen fattade ingenting, men tack vare att ordföranden lovat att stötta en ny ordförande kunde vi övertyga en befintlig medlem i styrelsen att bli ny ordförande.

Någonting hade hänt sedan i januari och jag är övertygad om att det som hänt var att ljuset och våren hade kommit. I januari var det mörkt och kallt och alla vi pratade med ville i princip bara lägga sig ned och dö. Allt var hopplöst. I slutet av mars så fanns liv och hopp igen. Efter det började vi aldrig jobba med valberedningsarbetet mitt i vintern utan först till våren.

Nu hade vi en ordförande, men det behövdes fler poster till styrelsen och andra positioner i föreningen. Lyckligtvis skulle vår BRF ha städdag på gården ungefär en månad före stämman. Då samlas alla grannar, gör gården fin och grillar korv. Det är ett perfekt tillfälle att ragga medlemmar till styrelsen.

En vecka före städdagen skickade vi ett e-mail till samtliga i vår förening. Det var vänligt och positivt där vi påminde alla hur det fungerar i vår förening. Vi hjälps åt och genom att alla hjälps åt så blir bördan på dem som för tillfället sitter i styrelsen inte så tung. Därför skulle vi i valberedningen gå runt på städdagen fråga alla hur de kunde hjälpa till det kommande året. Alla måste inte sitta i styrelsen, men alla kan göra något för att bidra eller avlasta styrelsen.

Det är otroligt lätt att tacka nej i ett mail. Det är lite svårare att tacka nej via telefon. Det är ganska svårt att tacka nej när man möter någon ansikte mot ansikte. Men att säga nej till valberedningen när alla ens grannar står bredvid är väldigt svårt. Grupptryck när det är som bäst alltså.

Det gjorde att vi inte bara fick ihop styrelsen utan fick även många frivilliga att sköta små projekt, en översyn av värmesystemet, installation av brandvarnare, fönsterrenovering, bredbandsinstallation. Sådant som styrelsen annars fått sköta kunde de nu få hjälp av duktiga medlemmar med. Vi följde också upp med samtal till de som missat städdagen. De var redan i underläge eftersom de inte hjälpt till på städdagen så det var ännu svårare för dem att säga nej.

Detta hade de goda effekterna att det minskade det trycket på styrelsen något och att grannarna blev mer delaktiga. Plötsligt var det inte bara styrelsen som gjorde saker och ingen kunde längre säga ”Det där får styrelsen fixa” om minsta småsak som att byta glödlampor i trapphuset. Grannsämjan förbättrades påtagligt eftersom det blir roligare när man blir mer delaktig.

Tanken med att alltid fråga alla grannar om de kan hjälpa till är att visst kommer många att säga nej, men det är inte lätt för dem. Här gäller det att vara lite tuff. Man får inte vara för medkännande. Vi påpekade alltid för dem att ”Vi förstår att du har mycket att göra, men det har ju alla andra också. Finns det något du kan göra för att hjälpa till?” När de har sagt nej på fyra, fem eller tio städdagar i rad så kommer de till slut inse att nu är det nog deras tur att dra sitt strå till stacken.

Som valberedning samlar du material inte bara till årets stämma, utan man börjar förbereda alla kommande stämmor. Man behöver så innan man kan skörda.

Det var en väldigt viktig insikt för oss vilket gjorde att vi såg till att bli inbjudna till det lilla möte alla nyinflyttade fick med styrelsen. Där passade vi på att förklara för alla nya att ”Det var ingen som förväntade sig att du skulle vara med i styrelsen direkt, men att inom två-tre år så är det rimligt att du är med.” Ingen nyinflyttad hade några invändningar mot det, eftersom det är helt rimligt att man hjälper till om man bor i en bostadsrättsförening. Genom att alla nyinflyttade fick den inställningen och dessutom i princip sagt ja till att vara med i styrelsen inom två-tre år så blev det lättare och lättare att vara med i valberedningen.

På stämmorna när vi valberedningen skulle presentera vårt förslag till ny styrelse berättade vi hur bra det gått med valberedningsarbetet och att vi var så tacksamma att så många erbjudit sig att ställa upp. Första året blåljög vi förstås och stämman skrattade ut oss, men för varje år blev det lite mer sant och till slut var det faktiskt helt sant. Vi hade fler personer att välja bland till styrelsen än vad vi behövde. Det gjorde att vi kunde slussa in nya personer som suppleanter i styrelsen som senare kunde bli ordinarie.

På slutet var det riktigt roligt och vi behövde aldrig vara oroliga att vi inte skulle få ihop en bra styrelse . Och vi kunde konstatera att vi skapat en framgångsrik strategi för hur en valberedning kan jobba.

Om författaren

Relaterade artiklar