Två veckor kvar till årsstämman, men intresset för att ställa upp för styrelsearbete är svalt. Vad göra? Situationen är ett vanligt förekommande problem, menar Bo Bergman, extern ordförande i Skuggviolen i Hässelby. Föreningen har under årens lopp tagit fram en rad lathundar för att underlätta arbetet för valberedning, styrelse och medlemmar.
– I en liten förening med 12 till 20 medlemmar, blir problemet ofta akut när eldsjälarna flyttar ifrån. I en stor förening av Skuggviolens storlek är åsikten många gånger att ”någon annan” säkert rycker in, säger han.
För att undvika att medlemmarna tar för givet att någon annan ställer upp är det viktigt att fortlöpande under året, eller i värsta fall inför stämman, informera om det gemensamma ansvaret för föreningen och lyfta fram de fördelar som det finns i att vara med och påverka.
Några generella punkter inför stämman: i kallelsen bör årsredovisningen och revisionsberättelsen ingå. Om ni inte hinner ha den färdig två till fyra veckor i förväg går det att ha dessa tillgängliga en vecka innan stämman. Det är dock viktigt att alla medlemmar har tillgång till handlingarna inför mötet. I en del föreningar skickas kallelsen ut via mail, men om du är osäker på hur många som använder mail så är det enklast att lägga den i brevlådorna. Då kommer den garanterat fram till alla i föreningen.
Även valberedningens förslag bör finnas med i kallelsen till stämman. När det gäller ett svalt intresse gäller det att förekomma den akuta krisen. Därför är det av största vikt att valberedningen är alert och håller kontakt med gamla medlemmar för att lösa rekryteringen. Vilka skulle de rekommendera? Hur har de agerat i liknande situationer tidigare? Där finns en kunskapsbank som inte bör underskattas.
Arbetet får därför inte inledas två veckor innan årsstämman, betonar Bo Bergman. Framförhållning och ett genomtänkt tillvägagångssätt är a och o.
– Styrelsen ska naturligtvis informera valberedningen om vilka ledamöter och suppleanter som står till förfogande för ytterligare period. Ju tidigare en avgång aviseras desto mer tid får valberedning och styrelse att finna ersättare, säger Bo Bergman.
Om ansträngningarna ändå inte bär frukt kan det vara läge att kalla till ett akut möte eller dela ut informationsblad om situationen. Berätta om det aktuella läget och påminn om det gemensamma intresset för föreningens välmående.
I det avslutande avsnittet om valberedningens arbete ska vi diskutera vad som händer om ingen vill ställa upp, trots allt. Hur går man då tillväga?
