Digital föreningsstämma i BRF – så fungerar det nu

Under pandemin fick bostadsrättsföreningar tillfälligt hålla digitala stämmor. Många upptäckte att det fungerade bra – fler deltog, mötena blev kortare och man slapp leta lokal. Sedan dess har de tillfälliga reglerna blivit permanenta. Från och med 1 januari 2024 är det fullt lagligt att hålla både digitala och hybrida föreningsstämmor i bostadsrättsföreningar.

Men det finns regler att följa. Här går vi igenom vad som gäller, vad som krävs i stadgarna och hur styrelsen planerar en digital stämma i praktiken.

Vad säger lagen?

Riksdagen antog den 22 november 2023 en permanent lagstiftning som reglerar digitala stämmor. Lagen trädde i kraft 1 januari 2024 och gäller för alla ekonomiska föreningar, inklusive bostadsrättsföreningar. Det bygger på proposition 2022/23:139 och civilutskottets betänkande 2023/24:CU5.

”Vi såg, inte minst under pandemin, att teknikutvecklingen gett goda möjligheter att hålla stämmor på ett bra sätt digitalt. Nu moderniserar vi den här lagstiftningen och ger bolag och föreningar friheten att själva välja vilken mötesform som passar dem bäst”, sa justitieminister Gunnar Strömmer i samband med att propositionen presenterades.

Lagen skiljer på två former:

Hybridstämma innebär att stämman hålls på en fysisk plats, men att medlemmar även kan delta på distans via digitala verktyg. Hybridstämma kräver ingen ändring av stadgarna – styrelsen kan besluta om det direkt.

Helt digital stämma innebär att det inte finns någon fysisk mötesplats alls. Det kräver att möjligheten är inskriven i föreningens stadgar. Stadgeändring i en bostadsrättsförening kräver normalt beslut på två stämmor i följd.

Utöver dessa två former finns en undantagsregel: om ”extraordinära omständigheter” kräver det kan en helt digital stämma hållas även utan stöd i stadgarna. Det var den regeln som gällde under pandemin, och den finns kvar som säkerhetsventil.

Vad behöver ändras i stadgarna?

Om föreningen vill kunna hålla helt digitala stämmor behöver stadgarna uppdateras. Formuleringen kan vara antingen att stämman ”ska” hållas digitalt eller att styrelsen ”får” besluta om digital stämma. Den senare varianten ger mer flexibilitet.

Bostadsrätterna (branschorganisationen) har tagit fram uppdaterade stadgemallar som inkluderar formuleringar för digitala stämmor. Er förvaltare eller jurist kan hjälpa till att formulera rätt.

Tänk på att en stadgeändring i sig kräver beslut på två stämmor – så börja i tid om ni vill ha möjligheten på plats till nästa ordinarie stämma.

Praktiska krav

Lagen är teknikneutral – den föreskriver inte vilka verktyg ni ska använda. Däremot ställer den krav på att vissa funktioner måste fungera:

Identifiering. Styrelsen ska kunna säkerställa att de som deltar verkligen är röstberättigade medlemmar. BankID är den vanligaste lösningen i Sverige. Proceduren för identifiering ska dokumenteras.

Röstning. Alla omröstningar måste genomföras via tillförlitliga system. Det viktiga är att röster kan räknas korrekt och att röstresultatet inte kan manipuleras. Poströstning är inte längre tillåten sedan de nya reglerna trädde i kraft.

Kallelse. Kallelsen måste innehålla information om hur man deltar digitalt – inloggningsuppgifter, vilken plattform som används, tekniska krav och var man kan få hjälp vid problem.

Teknisk support. Styrelsen bör se till att teknisk hjälp finns tillgänglig under stämman, antingen från styrelsemedlemmar eller extern support. En medlem som inte kan koppla upp sig ska kunna få hjälp.

Protokoll. Det bör framgå av protokollet att stämman hölls digitalt eller i hybridform.

Vilka verktyg kan man använda?

Eftersom lagen är teknikneutral kan föreningen i princip använda vilken plattform som helst, så länge kraven på identifiering, röstning och deltagande uppfylls. I praktiken ser vi tre vanliga alternativ:

Videomötesplattformar som Microsoft Teams eller Zoom fungerar bra för själva mötet – presentation, diskussion och handuppräckning. Röstning behöver dock ofta hanteras separat om det krävs sluten omröstning.

Dedikerade stämmoplattformar har vuxit fram, bland annat Riksbyggens tjänst ”Digital stämma” som inkluderar BankID-identifiering, röstning och dokumentation i ett paket. Dessa är enklare att administrera men kostar mer.

Kombinationslösningar där föreningen använder ett videomötesverktyg för mötet och en separat röstningsapp eller webbsida för omröstningar. Det kräver mer planering men ger flexibilitet.

Oavsett vilken lösning ni väljer, testa den i förväg. Gärna med en provomröstning bland styrelseledamöterna innan den riktiga stämman.

Fördelar och utmaningar

Erfarenheterna från de senaste åren visar att digitala och hybrida stämmor ofta ger högre deltagande. Medlemmar som reser, har svårt att ta sig till en lokal eller helt enkelt föredrar att delta hemifrån kan vara med. Det är särskilt värdefullt i föreningar med många äldre eller i föreningar där många medlemmar inte bor i sin lägenhet.

Kostnaderna minskar också – ingen lokalhyra, ingen fika, inget behov av att boka lokal månader i förväg.

Men det finns utmaningar. Den digitala klyftan är verklig: en del medlemmar saknar utrustning, vana eller vilja att delta digitalt. Hybridformatet löser det till stor del, men kräver mer av styrelsen eftersom man driver mötet på två plan samtidigt. Tekniska problem under pågående stämma – borttappade uppkopplingar, ljud som inte fungerar – kan skapa frustration.

En subtilare utmaning är att den informella kontakten mellan grannar som uppstår vid en fysisk stämma går förlorad. Många föreningar använder stämman som ett av få tillfällen då alla träffas, och det sociala värdet ska inte underskattas.

Styrelsens checklista

1. Bestäm format. Välj mellan hybrid (inget stadgekrav) eller helt digital (kräver stadgeändring). Om ni är osäkra, börja med hybrid.

2. Uppdatera stadgarna vid behov. Om ni vill ha möjligheten till helt digital stämma, påbörja stadgeändringen i god tid. Det krävs beslut på två stämmor.

3. Välj teknisk plattform. Utvärdera vilka verktyg ni behöver baserat på föreningens storlek och tekniska mognad. Testa i förväg.

4. Planera identifiering och röstning. Bestäm hur ni verifierar att rätt personer deltar och hur omröstningar genomförs.

5. Informera medlemmarna. Skicka ut tydliga instruktioner i god tid innan stämman. Inkludera steg-för-steg-instruktioner för att logga in och delta.

6. Ordna teknisk support. Se till att minst en person finns tillgänglig för att hjälpa medlemmar med teknikproblem under stämman.

7. Dokumentera. Notera i protokollet vilken form stämman hade och hur identifiering och röstning genomfördes.

Nå alla medlemmar – oavsett stämmoform

Oavsett om ni håller stämman fysiskt, digitalt eller i hybridformat börjar allt med att nå ut till medlemmarna i tid. Med Egrannars notifieringssystem kan ni skicka kallelse, dagordning och stämmohandlingar direkt till alla boende – och vara säkra på att informationen når fram.