Egna fält i Egrannar: registrera det er förening behöver veta

Varje förening har uppgifter som inte passar i något av de vanliga fälten i medlemsregistret. Numret på nyckelbrickan. Bilens registreringsnummer för parkeringen. Vem som är närmast anhörig om något händer. Vem som vill ha kallelsen till stämman på papper. Hittills har de uppgifterna hamnat i kommentarsfältet, i en Excelfil på någons dator eller i ordförandens huvud.

Nu kan styrelsen lägga till egna fält i Egrannar. Ni bestämmer själva vilka uppgifter som ska finnas, om de hör till medlemmen eller till lägenheten, och om medlemmen själv får se och fylla i dem.

Så fungerar det

Under Admin > Egna fält lägger ni till ett fält i taget. Ge det en etikett, välj om det gäller medlemmen eller lägenheten och välj typ: text, tal, datum, kryssruta eller en lista med alternativ att välja bland. Fälten kan ordnas i grupper, så att till exempel allt som rör kontakt i en nödsituation hamnar tillsammans.

För varje fält väljer ni sedan hur det ska användas:

• Visa i listan gör att uppgiften syns direkt på medlemmens eller lägenhetens rad. Kryssrutor och listor får dessutom ett filter, så att ni med ett klick kan ta fram alla med husdjur eller alla lägenheter med laddbox.
• Ta med i exporten lägger uppgiften som en kolumn i Excel- och CSV-filen.
• Medlemmen kan se och Medlemmen kan ändra avgör om medlemmen själv ser uppgiften under Mina uppgifter, och om hen får fylla i den. För lägenhetsfält gäller samma sak för de boende under Min lägenhet.
• Känslig uppgift är en markering för er själva om att uppgiften är extra skyddsvärd.

Uppgifterna fyller ni i där ni redan är: längst ner i formuläret när ni redigerar en medlem eller en lägenhet. Har ni många att lägga in går det lika bra via importen. Lägg till en kolumn med fältets namn som rubrik i er Excelfil, så känner Egrannar igen den.

Medlemmen fyller i själv

Det som brukar ta mest tid är att samla in uppgifterna. Därför kan ni låta medlemmarna fylla i dem själva. Ett fält som är inställt så dyker upp i kortet Uppgifter till föreningen på sidan Mina uppgifter, och uppgifter om lägenheten under Min lägenhet. Medlemmen fyller i och sparar som vanligt, och styrelsen har uppgiften direkt i registret.

Egna fält syns aldrig för andra medlemmar. Grannarna ser dem varken i boendelistan eller på profilsidor. Styrelsen ser allt, och medlemmen ser det ni valt att hen får se.

Hitta rätt i listan

Med filtren ovanför medlemslistan blir egna fält ett arbetsverktyg, inte bara ett register. Vem har hund? Vilka vill ha papperskopia av årsredovisningen? Vilka lägenheter har fått nya fönster? Välj i filtret och listan visar bara dem.

Tips

• Börja med de uppgifter ni faktiskt letar efter i dag. Tre fält som används är bättre än femton som står tomma.
• Använd listor med alternativ hellre än fritext när svaren är få och kända. Då blir det filtrerbart, och ”hund”, ”Hund” och ”en hund” blir samma sak.
• Skriv en hjälptext på fältet. Den visas för den som fyller i, och sparar frågor till styrelsen.
• Ett fält som inte längre behövs arkiverar ni. Uppgifterna finns kvar om ni ångrar er.

Uppgifterna i egna fält följer med i medlemmens registerutdrag och i föreningens export av alla uppgifter, och tas bort automatiskt när en medlem har flyttat och tiden för utflyttningshistoriken gått ut. Så ni kan registrera det ni behöver utan att bygga upp ett eget arkiv vid sidan om.

Logga in på er förenings sida, gå till Admin > Egna fält och lägg till det första fältet. Hela beskrivningen finns i hjälpartikeln om egna fält.