Leverantörer i Egrannar: föreningens kontakter, styrelsens avtal och lägenhetens egen historik
Tre vanliga situationer i en bostadsrättsförening. Styrelsen behöver hissavtalet, men det ligger i mejlkorgen hos en ledamot som avgick förra våren. En boende ringer ordföranden en söndagskväll och frågar vem man kontaktar när värmen inte fungerar. En ny ägare står i badrummet och undrar vem som gjorde renoveringen, och om det finns något kvitto.
Det är samma slags information i alla tre fallen: vem har föreningen och de boende anlitat, och hur når man dem. Eftersom behoven är olika har leverantörsfunktionen i Egrannar tre listor.
Leverantörsfunktionens tre listor
| Lista | Vem lägger in | Vem ser |
|---|---|---|
| Leverantörsförteckningen | Styrelsen | Alla boende |
| Styrelsen | Styrelsen | Bara styrelsen |
| Lägenhetsinnehavaren | Den boende | Den boende och styrelsen |
Alla tre bygger på samma leverantörskort. Där finns företagsnamn, organisationsnummer, kundnummer, telefon, e-post och hemsida, kontaktperson, kategori, taggar och ett kommentarsfält för sådant som är bra att komma ihåg. Till varje leverantör kan ni dessutom ladda upp dokument, till exempel avtal, kvitton, garantier och intyg.
Föreningens leverantörer: det alla boende får se
I leverantörsförteckningen lägger styrelsen in de företag som föreningen anlitar och som de boende kan ha nytta av att känna till. Fastighetsskötaren, jouren, bredbandsleverantören, firman som servar tvättstugan och de hantverkare föreningen har ramavtal med.
Nyttan för styrelsen är att frågan ”vem ska jag ringa” försvinner från inkorgen. Nyttan för de boende är att rätt telefonnummer finns i mobilen när något går sönder, i stället för i ett papper på anslagstavlan i trapphuset.
Använd kommentarsfältet för det som annars glöms bort. ”Ring jouren bara vid akuta fel, annars felanmälan via hemsidan” sparar både pengar och irritation. Dokument som passar att dela öppet är felanmälningsinstruktioner, kontaktblad och skötselråd.
Styrelsens egen lista: avtal och sådant som inte ska ut
Listan Styrelsen syns inte för medlemmarna. Här hör förvaltaren, revisorn, försäkringsmäklaren och entreprenörer som är mitt i en upphandling hemma. Det är också här styrelsen sparar kundnummer och organisationsnummer, så att fakturafrågor går snabbt att reda ut.
Synligheten går dessutom att styra per dokument. En leverantör kan ligga öppet i leverantörsförteckningen så att alla boende hittar kontaktuppgifterna, medan själva avtalet är markerat ”Bara styrelsen”.
När styrelsen byts ut finns allt kvar. Nästa styrelse ser samma leverantörer, avtal och anteckningar om vilka som är bra att jobba med, utan att någon behöver lämna över en pärm.
Lägenhetens egen leverantörshistorik
Det här avsnittet riktar sig till dig som bor i föreningen, men det är minst lika viktigt för styrelsen att förstå.
Under Mina sidor och Mina leverantörer kan du lägga in rörmokaren som bytte kranen, elektrikern som drog om köket och golvläggaren som lade parketten. Ladda upp kvitton, garantibevis, intyg och gärna bilder före och efter. Skriv en rad om hur det gick.
Listan är kopplad till lägenheten och följer därför med när den byter ägare. När du säljer och styrelsen kopplar den nya ägaren till lägenheten ser hon eller han vilka som arbetat där, och kan ändra och komplettera listan. Du själv förlorar åtkomsten när du kopplas bort från lägenheten. Andra boende ser aldrig din lista.
Den som flyttar in har nytta av uppgifterna vid en reklamation, inför nästa renovering och när en garanti ska användas. Sådan information försvinner annars ofta när lägenheten byter ägare.
Styrelsen ser lägenheternas leverantörer, och kan ringa dem
I styrelsens vy visas även leverantörerna som de boende lagt in på sina lägenheter, märkta med vilken lägenhet de hör till. Styrelsen kan läsa listorna men ändrar inte i dem.
Det kommer till nytta i flera lägen. Vid en vattenskada ser styrelsen direkt vem som gjorde badrummet. Inför ett stambyte går det att se vilka lägenheter som nyligen renoverats och av vem. Om samma firma återkommer i många lägenheter kanske det är läge att förhandla ett ramavtal.
Vanligast är samordning vid renoveringar. Vid en badrumsrenovering på våning tre måste vattnet stängas av för hela trappuppgången, och fastighetsskötaren ska vara på plats. Om den boende lagt in sin entreprenör i listan ringer styrelsen entreprenören direkt och bokar tiden, i stället för att skicka frågor via grannen som i sin tur ringer hantverkaren. Den boende slipper vara mellanhand, och styrelsen slipper jaga telefonnummer.
Innan ni börjar: lägenheterna måste vara kopplade
För att lägenhetslistan ska fungera måste lägenheterna finnas i Egrannar och de boende vara kopplade till sin lägenhet. Det gör styrelsen under Admin och Lägenheter. Om en boende inte är kopplad till någon lägenhet sparas leverantörerna i stället som personliga på kontot. Då ser styrelsen dem inte, och de följer inte med vid flytt. Överlämningen till nästa ägare fungerar alltså bara om kopplingen finns.
Två saker till som är bra att veta. Styrelsen kan välja från vilken behörighetsnivå Mina leverantörer ska visas, som standard ser hyresgäster och uppåt den. Och varje leverantör måste ha en kategori och underkategori, så att listan går att filtrera. Saknar ni en kategori går det bra att höra av sig till oss.
Kom igång på en kväll
För styrelsen:
- Lägg in de fem leverantörer ni ringer oftast i leverantörsförteckningen.
- Lägg förvaltare, revisor och försäkring i listan Styrelsen och ladda upp gällande avtal med synligheten ”Bara styrelsen”.
- Kontrollera under Admin och Lägenheter att de boende är kopplade till sina lägenheter.
- Berätta för de boende på anslagstavlan och länka till guiden för boende nedan.
För dig som bor i föreningen: tänk tillbaka ett år. Vilka hantverkare har varit hos dig? Lägg in dem medan du minns detaljerna, fota kvittona med mobilen och ladda upp. Då finns uppgifterna kvar för den som bor i lägenheten efter dig.
Vill ni ha steg för steg-instruktioner finns de i supportartiklarna Vad är Leverantörer i Egrannar, guiden för styrelsen och guiden för boende. I vår undersökning ville nio av tio styrelser hjälpas åt att välja leverantörer.
Logga in och gå till Leverantörer för att lägga in den första.
Måste jag meddela styrelsen när jag renoverar badrummet i min bostadsrätt?
Oftast ja. Bostadsrättslagen kräver styrelsens tillstånd för större ingrepp, till exempel i bärande väggar eller i ledningar för vatten och avlopp. Utöver det har de flesta föreningar egna regler i stadgarna eller i renoveringsregler, ofta med krav på anmälan innan arbetet börjar. Kolla dem först eller fråga styrelsen. Ett praktiskt skäl är att styrelsen ska kunna nå din hantverkare och samordna till exempel vattenavstängning. I Egrannar lägger du in hantverkaren i lägenhetens leverantörslista, så har styrelsen uppgifterna direkt.
Får styrelsen se vilka hantverkare jag har anlitat i min lägenhet?
Det beror på hur föreningen hanterar sin information. I Egrannar ser styrelsen de leverantörer som en boende kopplat till sin lägenhet, men grannarna ser dem aldrig. Syftet är att styrelsen ska kunna nå entreprenören vid en vattenskada eller ett stambyte, och att historiken ska finnas kvar när lägenheten byter ägare.
Hur vet jag vem som renoverade badrummet innan jag köpte lägenheten?
Fråga säljaren efter kvitton, kvalitetsdokument från Säker Vatten och eventuellt styrelsens tillståndsbeslut. Om föreningen använder Egrannar kan tidigare ägare ha sparat hantverkare, kvitton och intyg på lägenheten. Listan följer lägenheten, så du ser den så snart styrelsen kopplat dig till lägenheten.
Vad händer med kvitton och garantier för renoveringar när jag säljer min bostadsrätt?
Kvitton, garantibevis och intyg bör följa med lägenheten, eftersom köparen behöver dem vid reklamation och framtida renoveringar. Lämna över dem fysiskt eller digitalt. I Egrannar laddar du upp dem på lägenhetens leverantörer, upp till tio dokument per leverantör, och nästa ägare får tillgång automatiskt.
Hur håller en bostadsrättsförening ordning på sina leverantörer och avtal?
Samla alla leverantörer i ett register med kontaktuppgifter, kundnummer, gällande avtal och en kort anteckning om erfarenheten, så att nästa styrelse slipper börja om. Skilj på det boende får se, som jour och fastighetsskötare, och det som bara angår styrelsen, som förvaltningsavtal. I Egrannar görs det med en öppen leverantörsförteckning, en styrelselista och synlighet per dokument.
