Nytt för styrelsen: statistik och läskvitto visar hur era utskick når fram
Nu kan styrelsen se hur många i föreningen som läser det ni skickar ut, med ett läskvitto per anslag. Under Admin i menyn finns den nya sidan Statistik, som visar hur era anslag når fram, vilka som läst dem, hur många medlemmar som är aktiva på föreningssidan och hur stor del av föreningen som faktiskt är med.
Statistiken har testats av några föreningar under hösten och är nu öppen för alla. Den syns för webmaster och uppåt, medlemmarna ser den inte.
Vad ni får svar på
Sidan är byggd runt tre frågor som styrelser ofta ställer sig:
- Når vi medlemmarna? Hur många kan nås via e-post, och vilka kan det inte? Saknar de adress eller fungerar den inte? Ni ser namnen, lägenheten och orsaken, så att ni vet vem ni ska prata med.
- Läser de? För varje utskick ser ni hur många som nåddes, hur många som öppnat mejlet och hur många som läst anslaget på sajten. Bakom Visa vilka har läst finns läskvittot: medlem för medlem, med datum.
- Är föreningens register uppdaterat? Hur många lägenheter som är kopplade till en medlem, och vilka lägenheter som saknar en. Listan går snabbt att gå igenom inför nästa infoblad i trapphuset.
Så fungerar det
- Gå till Admin i menyn och välj Statistik.
- Överst väljer ni period: 30, 90 eller 180 dagar, ett år eller förra månaden. De stora talen visar alltid de senaste 30 dagarna, kurvorna och listorna följer perioden ni valt.
- Vid varje utskick står hur många som nåddes och öppnade. Klicka på Visa vilka för att se vilka medlemmar ett utskick inte nådde, eller Visa vilka har läst för läskvittot på just det anslaget.
- Under Mest besökta sidor ser ni vilka sidor på föreningssidan medlemmarna faktiskt använder, och även där finns ett läskvitto per sida.
Siffrorna uppdateras varje natt, så det ni ser på morgonen gäller till och med gårdagen.
Läskvitto på anslag: så läser ni det
Läskvittot visar varje medlem som tagit del av anslaget och vad som hänt, i den ordning det hände: öppnade mejlet, klickade på en länk i det, läste anslaget på sajten. Har medlemmen kommit tillbaka en senare dag står det också. Listan kan sorteras på namn, lägenhet eller senaste aktivitet.
Ett klick i mejlet och en läsning på sajten är alltid en riktig person. En öppning är en indikation: vissa mejlprogram öppnar mejl automatiskt. Läskvittot visar aldrig vilka som inte har läst, bara vilka som har.
Rapport för verksamhetsåret
Länken Rapport överst på statistiksidan ger en sammanställning över en valfri period, i första hand ert verksamhetsår: hur många medlemmar som kunde nås, hur många som var inloggade, hur många lägenheter som var kopplade vid periodens slut, nya konton, antal anslag, kommentarer, bokningar och ärenden, allt jämfört med perioden före. Rapporten har en färdig text att klistra in i förvaltningsberättelsen.
Ange verksamhetsårets första och sista dag direkt på rapportsidan, så blir det standardperioden nästa gång ni öppnar den.
Tips
- Börja med listan över dem som inte kan nås. Har tio medlemmar ingen fungerande e-post räcker det ofta att fråga efter adressen. Listan finns direkt under det stora talet.
- Läs ”öppnat” som en uppskattning. Apples mejlprogram öppnar mejl automatiskt och andra program rapporterar ingen öppning alls. Nådda och läst på sajten är däremot exakta tal.
- Ta med rapporten till årsstämman. Andelen lägenheter som är kopplade och hur många som var aktiva under året är bra siffror att visa upp när ni berättar hur föreningen kommunicerar.
Vill ni veta exakt vad varje siffra betyder finns en genomgång i vår support: Vad betyder siffrorna i statistiken?
Logga in, gå till Admin och klicka på Statistik. Hör gärna av er till [email protected] om något tal är svårt att förstå eller om ni saknar något.
Hur vet jag om medlemmarna i vår bostadsrättsförening läser styrelsens mejl?
Det går bara att veta om verktyget ni skickar från mäter leveranser och öppningar. På Egrannar visar statistiksidan för varje utskick hur många som nåddes, hur många som öppnade mejlet och hur många som läste anslaget på föreningssidan, med ett läskvitto per anslag som visar vilka medlemmar det gäller. Nådda och läst på sajten är exakta, öppnade är en uppskattning eftersom vissa mejlprogram öppnar mejl automatiskt och andra inte rapporterar alls.
Finns det något sätt att se vilka i föreningen som inte får våra utskick?
Ja. På Egrannar listar statistiksidan de medlemmar som inte kan nås via e-post, med namn, lägenhet och orsak: saknar adress eller har en adress som studsar. Styrelsen ser också per utskick vilka medlemmar som inte nåddes, så att den kan fråga efter en ny adress eller knacka på.
Kan styrelsen få läskvitto på ett anslag på föreningens hemsida?
På Egrannar kan styrelsen (webmaster och uppåt) öppna ett läskvitto på varje anslag som visar vilka medlemmar som öppnat mejlet, klickat i det eller läst anslaget på sajten, med datum. Läskvittot visar bara de som tagit del av anslaget, aldrig vilka som inte gjort det, och vanliga medlemmar ser inte vad andra har läst.
Vad ska stå om kommunikationen med medlemmarna i en brf:s förvaltningsberättelse?
Det finns inget lagkrav, men många styrelser nämner hur föreningen informerar medlemmarna. Rapporten på Egrannar ger färdiga tal för verksamhetsåret: hur många medlemmar som kunde nås, hur många som var aktiva, hur många lägenheter som var anslutna och hur det förändrats sedan förra året, plus en färdig text att klistra in.
Varför visar statistiken att fler öppnat mejlet än som faktiskt läst det?
Apples mejlprogram på iPhone, iPad och Mac hämtar mejlets bilder i förväg för att skydda integriteten, och det räknas som en öppning även om ingen tittat. Program som blockerar bilder, som Outlook på datorn, rapporterar ingen öppning alls. Därför visar Egrannar ”öppnat” som en indikation, medan ”nådda” och ”läst på sajten” i läskvittot är exakta tal.
