Stämmotiderna närmar sig med stormsteg. Rent formellt ska årsstämman hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut, men många föreningar har i sina stadgar exempelvis bestämt att stämman hålls en viss månad varje år. Så, vad ska man tänka på inför stämman? Och hur gör man den roligare?
Först och främst är det styrelsens uppgift att kalla till stämman.
– Det är bra att tänka baklänges inför stämman, eftersom det är en del som ska ske inför den. Bestäm när ni ska hålla den, när kallelsen ska gå ut, när årsredovisningen ska vara reviderad och klar, och boka en lämplig lokal, säger Ulrika Blomqvist, vd på Bostadsrätterna.
Viktigt är också att ange när motioner till stämman ska vara inne. Ärenden som ska behandlas på stämman måste vara med i kallelsen så det är viktigt att motionerna är inne i god tid innan kallelsen ska gå ut.
– Det viktigaste är att vara väl förberedd. Vissa föreningar väljer att anlita en extern ordförande till stämman, vi märker redan nu att många anlitar oss för en extern ordförande. Fördelen är att ordföranden då är fri från kopplingar då han eller hon inte sitter med i styrelsen. Om samma person är både styrelseordförande och stämmoordförande så måste den personen byta hatt beroende på uppdraget. Men givetvis behöver det inte vara ett problem, det fungerar bra i många föreningar, säger Ulrika Blomqvist.
Bortsett från ren formalia kan det vara bra att vara medveten om hur läget är bland medlemmarna. Pågår det någon konflikt i huset som borde att tas upp under stämman? Förbered i så fall styrelsen på vad konflikten gäller så att ni inte blir tagna på sängen.
– Var också beredd på att svara på dagsaktuella frågor som är kopplade till föreningen, det brukar komma upp. Många följer debatten i media och har frågor kring avskrivningsregler, reavinstskatt och liknande. Se till att ha svar på hur det eventuellt påverkar er bostadsrättsförening.
En aspekt som kan te sig sekundär, men är desto viktigare är valet av stämmolokal. Tänk på att ordna en lokal där alla medlemmar får plats och med bra akustik.
– Alla kanske inte hör och ser så bra och det måste man ha i åtanke. Om ni är en stor förening kan det vara en idé att använda mikrofon. Jag har varit i en del dåliga stämmolokaler, långsmala rum utan högtalarsystem, och det har inte varit särskilt lyckat.
En stämma behöver inte vara en knastertorr genomgång som medlemmarna känner sig tvungna att närvara vid. Med några enkla knep kan det bli en trevlig kväll som ökar sammanhållningen i föreningen.
– Många ordnar fika, vissa avslutar stämman med en bit mat. Varför inte komplettera med ett föredrag av en inbjuden gäst? Det kan gälla allt från hur man gör innergården trevligare till en bakgrund till husets historia eller hur ni förbättrar brandsäkerheten. Låt fantasin flöda, säger Ulrika Blomqvist.
