Förvaltningsbolag – så här fungerar det

Förvaltningsbolag – så här fungerar det

Funderar ni på att ta hjälp med fastighetens skötsel eller ekonomi? Då gäller det att välja rätt förvaltningsbolag. Här tipsar Mikael Dimadis, förvaltningschef på Einar Mattsson Byggnads AB, om vilka krav ni ska ställa.

Att ta hand om en fastighet och bostadsrättsförening innebär ett stort ansvar och många arbetsuppgifter. Allt från att städa trappor, byta glödlampor och köpa in korv inför gårdsfesten, till att ta in avgifter från medlemmarna, betala låneräntor och renovera fasaden.

En del tar föreningens medlemmar och styrelse självklart själva hand om, medan annat kanske skulle kunna tas om hand av ett förvaltningsbolag – och göra livet lättare för de boende. När porten inte går igen ordentligt, eller när snö behöver skottas bort runt huset – tänk att kunna ringa till fastighetsskötaren!

Som med så mycket annat är det förstås en fråga om ekonomi. Har din förening råd att lägga ut hela eller delar av skötseln på ett förvaltningsbolag – eller kan det kanske rentav löna sig i längden att göra just det?

Mikael Dimadis, som arbetat som förvaltningschef på bygg- och förvaltningsentprenadbolaget Einar Mattsson Byggnads AB sedan 2012, vill först påpeka att styrelsen och styrelsens medlemmar har ett fastighetsägaransvar – ett särskilt ansvar enligt lag.

– Det handlar I första hand om att säkerställa husets tekniska funktioner – hissar och fläktar, till exempel –men också att arbeta systematiskt med att förebygga risker för brand, säger Mikael Dimadis.

När man har klart för sig vad man som bostadsrättsförening är skyldig att hålla ordning på, bör man ställa sig frågan: Vilka kunskaper sitter vi i styrelsen på själva kring detta? Finns det en ekonom i styrelsen? Någon med erfarenhet av fastighetsskötsel sedan tidigare?

– Självklart ska man dra nytta av den kompetens som finns, säger Mikael Dimadis.

Han tycker också att man ska ta sig en funderare på vilken roll bostadsrättsföreningens styrelse ska ha:

– Vill man vara med och sköta mycket av det operativa själv? Eller vara en strategisk styrelse, som handlar upp en duktig förvaltare – och själv styra mer långsiktigt?

För att kunna drivas av en strategisk styrelse krävs det att föreningen har en stark ekonomi i botten. För mindre föreningar, med 20–30 lägenheter och kanske också låga avgifter, kan det vara tufft att få ihop ekonomin för att anlita en förvaltare.

– Men i en förening med 100 lägenheter eller mer finns det oftast en ekonomi i grunden som tillåter att man köper upp den här tjänsten. Och då finns också förutsättningar att vara den strategiska, långsiktiga styrelsen, säger han.

Vad ska man tänka på vid upphandling av förvaltningsbolag?
– ”Vem som helst” kan gå in under ett år och ställa till mycket oreda. Det avgörande för en fastighets välbefinnande är de långsiktiga förvaltningsbesluten. Därför är det viktigt att kolla vilken erfarenhet leverantören har av just långsiktig bostadsförvaltning. Kolla hur länge de har haft sina kunder, säger Dimadis.

Grundregeln är att ta in flera offerter och se till att få svar på samma frågor i alla offerterna. Sen finns det två stora områden man alltid ska ställa lite extra frågor om vid upphandling av förvaltare, enligt Dimadis. Den första handlar om föreningens budget som helhet.

– Fråga er själva: Vilka är de stora kostnaderna att som styrelse prioritera att jobba med?

Dimadis erfarenhet är att energiförbrukningen – värme, ventilation, vatten – brukar vara en av de största kostnadsposterna.

– I nästan alla fastigheter, oavsett ålder, finns ett arbete att göra inom energioptimering. Om man inte sitter med den expertisen själv i styrelserummet, och ska handla upp tjänsten, behöver man undersöka hur förvaltaren driver frågan om energioptimering.

Nästa stora område handlar om planering av underhållsprojekt.

– Byte av fönster, tak eller fasad måste ske i tid. Det handlar om stora kostnader, som kan bli ännu större om man väntar för länge. Man behöver alltså en leverantör som har erfarenhet av att driva underhållsplanering på ett strukturerat sätt.

Vad kan det kosta att ta hjälp med förvaltningen?
– För totalförvaltning – både ekonomisk och teknisk förvaltning – ligger priset idag hos oss någonstans mellan 40 och 60 kronor per kvadratmeter och år. Det handlar då om ett grundpaket. Sedan kan det tillkomma en del saker beroende på fastighetens beskaffenhet och skick.

Om man har bestämt sig för att köpa in både ekonomisk och teknisk förvaltning – ska man köpa från samma ställe, eller från olika?
– Vi rekommenderar totalförvaltning. Då har man en part att vända sig till i alla förvaltningsfrågor..

Vad ska man absolut INTE ta hjälp av ett förvaltningsbolag med?
– Kontakten med medlemmarna.

Varje styrelsemedlem är vald av medlemmarna att representera dem. Det förtroendet måste man ta på fullt allvar. Här är kommunikation oerhört viktigt, menar Dimadis.

– Under året ska man kommunicera med medlemmarna om vad som pågår, vem som gör vad i styrelsen, vad som händer framåt. Kommunikationen ska man som styrelse fokusera mycket på. Men kommunikation i förvaltningsfrågor, till exempel felanmälan, ska man se till att få hjälp med från sin förvaltare.

TIPS inför upphandling av förvaltningsbolag:
• Dra nytta av kompetensen i styrelsen.
• Fundera på vilken roll styrelsen ska ha: Operativ eller strategisk?
• Håller ekonomin?
• Fokusera på de stora budgetposterna, där ni har mest att tjäna på att bli effektivare. Var skulle ni tjäna på att ta in hjälp?

TIPS vid upphandling av förvaltningsbolag:
• Ta in flera identiska offerter.
• Har de erfarenhet av långsiktig fastighetsförvaltning? Hur länge har de haft sina kunder?
• Hur arbetar de med underhållsplanering?
• Hur driver de frågan om energioptimering?
• Sköt all medlemskommunikation själva.

FAKTA om förvaltningsavdelningen hos Einar Mattsson Byggnads AB:
• Förvaltar bostads- och kommersiella fastigheter, egna och andras, i Stockholm.
• Åtar sig föreningar med mellan 100 och 200 lägenheter eller större.

Om författaren

Relaterade artiklar